Legal
Política de tratamiento de la información y datos personales
Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y de las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. Explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto los conservamos y cómo ejercer los derechos que la ley le reconoce como titular.
1. Quiénes somos
| Razón social | Red Digital de Profesionales Netzdi S.A.S. |
|---|---|
| NIT | 901.396.748-8 |
| Domicilio | Calle 35 # 20-21, Oficina 103 · Bucaramanga, Santander, Colombia |
| Correo de contacto | info@netzdi.com |
| Canal de habeas data | datos@netzdi.com |
| Teléfono | +57 302 608 7715 |
2. Netzdi juega dos papeles distintos, y conviene no confundirlos
La ley distingue entre quien decide sobre los datos (responsable) y quien los trata por cuenta de otro (encargado). Netzdi es una cosa u otra según de qué datos hablemos, y de eso depende a quién debe usted dirigirse.
2.1 Netzdi como responsable
De los datos de quienes se relacionan con nosotros directamente: visitantes de este sitio, interesados que escriben o piden una demostración, usuarios que abren una cuenta, contadores del canal, proveedores y nuestro propio personal. Sobre estos datos decidimos nosotros, y las solicitudes de habeas data se atienden en datos@netzdi.com.
2.2 Netzdi como encargado
De los datos que nuestros clientes cargan en la plataforma para llevar su propia operación: sus clientes y proveedores, sus empleados y la información de nómina, sus documentos electrónicos. Esa información no es nuestra: el responsable es la empresa que contrató el servicio, y nosotros la tratamos únicamente siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio contratado.
Consecuencia práctica: si usted es empleado, cliente o proveedor de una empresa que usa Netzdi y quiere conocer, actualizar o suprimir sus datos, la solicitud se dirige a esa empresa, que es la responsable. Si nos llega a nosotros, la remitiremos a quien corresponda y se lo informaremos. Netzdi no usa la información de sus clientes para fines propios, no la vende, no la cede y no la utiliza para publicidad.
3. Qué datos tratamos y para qué
3.1 Visitantes de netzdi.com
El sitio no tiene formularios de registro. Si activamos herramientas de medición de audiencia, se tratan datos técnicos y de navegación (páginas vistas, origen de la visita, tipo de dispositivo, dirección IP anonimizada) con la única finalidad de entender qué contenidos son útiles y mejorar el sitio. Ver el apartado 8 sobre cookies.
3.2 Interesados y prospectos
Nombre, empresa, NIT, correo, teléfono y lo que usted nos cuente al escribirnos. Finalidades: responder su solicitud, hacer la demostración, elaborar la cotización, acompañar la implementación y, si nos lo autoriza, enviarle información sobre novedades del producto y cambios normativos que lo afecten.
3.3 Usuarios y clientes de la plataforma
Datos de identificación y contacto de los usuarios de la cuenta, datos tributarios de la empresa, credenciales de acceso (las contraseñas se guardan cifradas y no las conocemos) y registros de auditoría de la aplicación —qué usuario hizo qué y cuándo—, que son un requisito de control interno y no una vigilancia del trabajador. Finalidades: prestar el servicio, facturarlo, dar soporte, cumplir las obligaciones legales y de seguridad, y avisarle de fallas o cambios que le afecten.
3.4 Datos de terceros cargados por el cliente
Como encargados tratamos, entre otros, datos de identificación de clientes y proveedores, y datos laborales de empleados (salario, novedades, ausencias, incapacidades) necesarios para liquidar nómina y para la nómina electrónica ante la DIAN. La autorización de esos titulares es responsabilidad de la empresa que contrató el servicio.
4. Datos sensibles y datos de menores
La liquidación de nómina puede implicar el tratamiento de datos relacionados con la salud —una incapacidad, por ejemplo—, que la ley considera sensibles (art. 5, Ley 1581 de 2012). Netzdi los trata solo como encargado, en la medida en que el cálculo de la nómina y el reporte a la seguridad social lo exigen, con acceso restringido al personal que lo necesita. Nadie está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles; en este caso su tratamiento se ampara en la relación laboral y en el deber legal del empleador de liquidar y reportar.
El tratamiento de datos de menores solo procede cuando responde a su interés superior y respeta sus derechos fundamentales; puede ocurrir, por ejemplo, con los beneficiarios registrados por un empleado. Netzdi no dirige sus servicios a menores de edad.
5. Con quién compartimos la información
No vendemos ni cedemos datos personales. Los compartimos únicamente con quienes hacen falta para que el servicio funcione, y siempre bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:
- DIAN y proveedores tecnológicos de facturación y nómina electrónica, para emitir, recibir y validar los documentos electrónicos que la ley exige.
- Proveedores de infraestructura en la nube, donde se alojan la aplicación, las copias de seguridad y los archivos adjuntos.
- Operadores de seguridad social (PILA), cuando el cliente usa esa funcionalidad, mediante archivos que él mismo genera y presenta.
- Proveedores de correo transaccional, para enviar documentos y notificaciones en nombre del cliente.
- Autoridades, cuando medie requerimiento con las formalidades legales.
Cuando el cliente activa por su cuenta funciones de inteligencia artificial dentro de la plataforma, el contenido que él envíe a esa función se transmite al proveedor del modelo que él mismo configure. Es una función opcional, desactivada de forma predeterminada, y su activación es una decisión del cliente como responsable.
5.1 Transferencias y transmisiones internacionales
Parte de la infraestructura de alojamiento y respaldo se encuentra en servidores ubicados fuera de Colombia, en los Estados Unidos de América. Al aceptar esta política y al contratar el servicio, el cliente autoriza esa transmisión internacional, que se realiza con proveedores que ofrecen estándares de seguridad equivalentes a los exigidos por la normativa colombiana y bajo contratos que los obligan a tratar los datos solo conforme a nuestras instrucciones (art. 26, Ley 1581 de 2012, y las reglas del Decreto 1074 de 2015 sobre transmisión a encargados).
6. Sus derechos como titular
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización que otorgó, salvo cuando la ley no la exige.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
7. Cómo ejercerlos, y en cuánto le respondemos
Escriba a datos@netzdi.com indicando su nombre, documento de identidad, los datos de contacto donde quiere recibir la respuesta y una descripción clara de lo que solicita. Si actúa a través de un tercero, adjunte el poder o la autorización.
| Solicitud | Plazo de respuesta | Prórroga |
|---|---|---|
| Consulta — conocer sus datos o el uso dado a ellos | 10 días hábiles | 5 días hábiles más, informándole el motivo y la fecha |
| Reclamo — corregir, actualizar, suprimir o revocar | 15 días hábiles | 8 días hábiles más, informándole el motivo y la fecha |
Si el reclamo llega incompleto, se lo pediremos completar dentro de los 5 días siguientes; transcurridos dos meses sin respuesta suya, se entenderá desistido. Si el reclamo no es de nuestra competencia —porque el responsable es la empresa que usa la plataforma—, lo trasladaremos a quien corresponda dentro de los 2 días hábiles siguientes y se lo informaremos.
8. Cookies y medición de audiencia
Este sitio no usa cookies de publicidad ni de perfilamiento. Puede usar cookies técnicas y, si están activas, herramientas de medición de audiencia con la dirección IP anonimizada y sin señales de personalización publicitaria. Usted puede bloquear o borrar las cookies desde la configuración de su navegador; el sitio sigue funcionando completo sin ellas.
9. Cuánto tiempo conservamos la información
Conservamos los datos mientras exista la relación contractual y, después, por el tiempo que exijan las obligaciones legales aplicables —en particular, los documentos soporte de la contabilidad, que deben conservarse por diez (10) años (art. 28 de la Ley 962 de 2005 y art. 60 del Código de Comercio)— y el necesario para atender eventuales reclamaciones. Terminado el contrato, el cliente puede solicitar la devolución o exportación de su información antes de su eliminación.
10. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información: cifrado del tráfico (HTTPS), contraseñas almacenadas cifradas, control de acceso por usuario y empresa, separación de la información de cada cliente, registros de auditoría y copias de seguridad periódicas. Ningún sistema es infalible; ante un incidente de seguridad que comprometa datos personales, informaremos a los responsables afectados y, cuando proceda, a la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Autorización
Al entregarnos sus datos —al escribirnos, abrir una cuenta o contratar el servicio— usted autoriza su tratamiento en los términos de esta política. La autorización puede revocarse en cualquier momento por el canal del apartado 7, con los límites del apartado 9.
12. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 4 de septiembre de 2026 y permanece vigente mientras se traten los datos personales bajo su alcance. Los cambios sustanciales se publicarán en esta misma página y, cuando afecten la finalidad del tratamiento, se comunicarán a los titulares antes de su aplicación.